Dans la chasse du profil idéal, il est aujourd’hui difficile de trouver des candidats malgré les offres d’emplois mises en ligne ou encore malgré la présence de son l’entreprise sur les réseaux sociaux.
Vous participez au recrutement des nouveaux talents de votre entreprise et cherchez de nouvelles sources de recrutement ? Pensez à la cooptation. En effet, elle peut vous permettre d’obtenir des candidats qualifiés en faisant marcher le réseau de vos salariés.
Qu’est-ce que la cooptation ?
Trouver des candidatures s’avère parfois compliqué pour certains postes. Mettre en place la cooptation dans votre entreprise vous permettra de dénicher des candidatures auxquelles vous n’auriez pas pu avoir accès avec un modèle de recrutement classique.
La cooptation, c’est quoi ?
La cooptation, également appelée recrutement participatif, est une méthode de recrutement qui permet aux salariés d’une entreprise de recommander eux-mêmes des candidats potentiels qui pourraient correspondre à une offre au sein de leur société.
Les objectifs de la cooptation pour le recruteur sont les suivants :
- Découvrir des candidatures pertinentes pour les postes à pourvoir ;
- Sourcer des profils “pénuriques” ;
- Accélérer le processus de recrutement et en réduire les coûts.
Et si vos salariés vous aidaient à embaucher ?
Un cycle de recrutement court, un fort engagement, un taux de rétention élevé : sur le papier, la cooptation a tout pour plaire. Selon l’APEC, elle représente 25 % des recrutements en moyenne. Ce n’est donc pas étonnant que de plus en plus d’organisations cherchent à mettre en place un programme de cooptation ou de recommandation d’employés.
Comment ça marche ?
La cooptation fonctionne en tripartie :
- Le recruteur qui décide de solliciter le réseau interne et externe de l’entreprise via la cooptation. Cela lui permet d’obtenir des candidatures qualifiées afin de répondre à un besoin en recrutement.
- Le coopteur, c’est-à-dire, le salarié qui recommande au recruteur une personne de son réseau professionnel qui a les compétences pour répondre à un besoin en recrutement dans sa propre société.
- Le coopté qui n’est d’autre que le candidat qui répond au besoin en recrutement via la cooptation.
Quels sont les avantages ? Les inconvénients ?
Les avantages de la cooptation sont nombreux que ce soit pour le recruteur ou le salarié. Mais la cooptation peut parfois avoir des limites.
Avantages de la cooptation
Utiliser la cooptation permet aux entreprises de diminuer ses coûts de recrutement. En effet, la cooptation peut s’avérer être un vrai gain de temps et d’argent : vous pouvez dénicher des candidatures qualifiées en un temps record.
Cela évite d’engendrer des frais de recrutement comme les offres d’emplois payantes, les CVthèques payantes ou encore faire appel à des cabinets de recrutement.
Une étude suggère que la durée du recrutement par cooptation est de 29 jours. Elle est de 39 jours pour les candidats recrutés à partir de sites d’offres d’emploi, et 55 jours pour ceux recrutés à travers un site carrière.
Une étude menée par Glassdoor suggère que le coût moyen d’embauche dans les pays développés avoisine les 3 500 €.
De plus, utiliser la cooptation vous permettra d’être mis en relation avec des candidatures qui peuvent parfois être difficile à atteindre.
Elle vous permettra également de trouver des candidats ayant des valeurs proches de celles de l’entreprise et qui s’intégreront plus vite dans l’entreprise.
Selon une étude réalisée auprès de plus de 50 entreprises, les personnes recrutées par cooptation restent 70 % plus longtemps que celles qui le sont par le processus « classique ».
Inconvénients
La cooptation a de nombreux avantages mais elle a aussi des inconvénients.
La cooptation peut parfois créer un phénomène de « clonage » dans l’entreprise. En effet, les candidats que vous recrutez à l’aide de la cooptation ressemblent souvent aux salariés qui les ont cooptés. Ce phénomène peut donc nuire à la diversité des profils dans l’entreprise.
Ce mode de recrutement est aussi un système supplémentaire à mettre en place dans l’entreprise, ce qui peut parfois être compliqué. En effet, vous devrez gérer en interne des relations différentes notamment avec vos salariés qui coopteront des candidats (gestion de primes éventuelles, gérer d’éventuelles sources de tension avec le coopteur et coopté si le processus de recrutement est trop long, …).
Piston ou cooptation, quelle différence ?
Coopter quelqu’un, c’est le recommander pour ses compétences professionnelles, pour un poste précis et non pas parce qu’on l’apprécie en tant que personne. Un candidat coopté verra sa candidature traitée de la même manière qu’un candidat classique, il passera par l’ensemble des étapes du processus de recrutement.
Pistonner, c’est appuyer la candidature de quelqu’un que l’on connaît sans être sûr qu’il soit compétent pour le poste à pourvoir. Pistonner quelqu’un, c’est aider une connaissance à obtenir un emploi en usant de sa position ou influence dans l’entreprise. Cette pratique est souvent mal vue par les salariés qui peuvent y voir une sorte de favoritisme pour certains employés.
Comment mettre en place et favoriser la cooptation dans l’entreprise ?
La cooptation est un sujet qui peut parfois être compliqué et long à mettre en place. Voilà quelques astuces à utiliser pour organiser un programme de cooptation et inciter les salariés à en faire partie.
Comment organise-t-on un programme de cooptation ?
Afin de mettre en place un système de cooptation dans votre entreprise, il faudra d’abord réfléchir aux sujets suivants :
- Qui peut coopter un candidat ? En effet, certaines entreprises acceptent que tous les salariés ou seulement une partie de leurs salariés puissent participer à ce mode de recrutement.
- Sur quels postes les salariés peuvent coopter une relation ? Vous pouvez décider d’autoriser la cooptation sur tous les postes à pourvoir de votre entreprise ou bien seulement sur des postes jugés comme « pénuriques » en matière de candidat.
- Est-ce qu’une récompense est prévue dès qu’un salarié est embauché via la cooptation d’un autre salarié ? Mettre en place une rémunération permettra de favoriser et d’accélérer la mise en place de ce type de système dans votre société.
- Quelles sont les règles de fonctionnement de l’entreprise ? Il est important que chaque salarié qui voudrait pouvoir utiliser ce système sache exactement les conditions dans lesquelles ce mode de recrutement fonctionne.
Le programme de cooptation ne doit pas être trop rigide et doit pouvoir donner envie aux salariés de participer à ce programme. Il faut donc le rendre à la fois précis mais simple pour ne pas donner l’impression d’une procédure qui soit compliquée.
Faut-il prévoir une prime de cooptation ?
Afin de favoriser la cooptation en entreprise, beaucoup d’entreprises ont mis en place des primes pour encourager leurs collaborateurs à recommander des candidats de leur réseau professionnel.
Ce système de prime permet d’augmenter le pourcentage de taux de cooptation en entreprise. En effet, si le salarié est récompensé alors il sera plus impliqué dans la cooptation.
Si oui, quel montant ?
Le montant de la prime de cooptation est généralement fixé par la direction et les ressources humaines. Il doit être fixé en fonction du budget accordé pour le recrutement et aussi du budget de la société. En effet, une PME ne pourra pas mettre en place une prime aussi importante qu’une grande société.
Cette prime peut être versée une fois que la période d’essai du candidat recommandé est validée. Cela permet d’assurer à l’entreprise que le recrutement a été réussi.
Cependant, afin de favoriser cette pratique, beaucoup d’entreprises versent cette prime en deux temps : 50% de la prime à l’embauche du candidat et 50% de la prime une fois la période d’essai, du salarié coopté, validée.
Aujourd’hui, un nombre important de portails de recrutement sont axés autour de la cooptation en tirant profit notamment des réseaux sociaux pour cibler un nombre plus important de profils. En échange, la personne qui vous coopte obtient une prime financière si le recrutement s’avère positif. En général autour de 1000 euros, celle-ci peut atteindre 5 000 euros selon les entreprises. Un principe gagnant-gagnant qui pourrait donc être amené à se développer dans les années à venir.
D’après Keycoopt, spécialiste des programmes de cooptation auprès des grands groupes, une majorité des employeurs opte pour une prime de cooptation à double vitesse :
- un montant fixe et standardisé, versé à chaque cooptation réussie ;
- un montant variable, qui augmente avec l’importance du poste et la durée du contrat.
Dans tous les cas, la prime de cooptation n’est versée qu’à la fin de la période d’essai du nouveau collaborateur, qui voit donc son embauche validée.
Un recrutement par cooptation ne rime pas nécessairement avec prime monétaire. Certaines entreprises choisissent de proposer une contrepartie sous forme de cadeaux. Regardons de plus près les différentes options possibles.
Les cadeaux matériels
- Un chèque-cadeau ou carte-cadeau.
- Un objet comme un produit High-Tech ou un panier cadeaux.
Les cadeaux expérientiels
- Un séjour en France ou à l’étranger, à faire en famille ou entre amis.
- Une activité sportive, culturelle, de loisir ou de bien être comme des places pour un spectacle ou un match de sport.
Les dons caritatifs
- Une participation à la prochaine mission financée par l’entreprise.
- Un congé associatif pour devenir bénévole auprès d’une association
Comment inciter les salariés de l’entreprise à faire de la cooptation ?
Comme vu précédemment, mettre en place une prime de cooptation est un premier pas qui incitera vos salariés à utiliser la cooptation. Toutefois, si mettre en place une prime de cooptation est un budget trop important pour votre société, vous pouvez mettre en place d’autres types de récompenses : des chèques cadeaux, un voyage, […].
Mais si vous voulez inciter vos salariés à faire de la cooptation, il faut également que votre dispositif de cooptation soit simple, clair et précis. En effet, si le salarié a l’impression que coopter un contact est trop compliqué alors il ne s’investira pas dans ce nouveau mode de recrutement.
Faut-il faire de la cooptation pour un recrutement externe ou interne ? Les deux ?
La cooptation est principalement utilisée pour les recrutements externes. En effet, cette méthode est utilisée de manière à trouver des profils qui s’avèrent compliqué à recruter ou tout simplement quand on souhaite gagner du temps et réduire les coûts de notre recrutement.
Pour un recrutement interne, la recommandation des responsables hiérarchiques suffit amplement. En effet, si vous souhaitez faire un recrutement interne, les responsables hiérarchiques de la société seront à même de définir si un salarié est plus compétent qu’un autre pour un poste précis.
La cooptation : une méthode à mettre en place
Ce mode de recrutement participatif vous permettra de dénicher des talents que vous n’auriez pas pu dénicher avec une méthode de recrutement classique. De plus, grâce à cette méthode, vos salariés se sentiront beaucoup plus concernés et impliqués dans la société.
Voici 6 actions concrètes pour faire connaître et mettre en place une bonne politique de cooptation dans votre entreprise.
Action 1 : communiquez sur votre programme de cooptation
Seulement 32% des salariés disent avoir déjà été cooptés au cours de leur carrière […] De plus, 56% des salariés avouent qu’ils n’ont jamais parrainé une autre personne de leur entourage.D’après une étude menée par QAPA
Les chiffres parlent d’eux-même, vous devez établir une communication efficace afin de faire connaître votre programme de cooptation auprès de vos collaborateurs. Pour cela, rendez vos offres d’emploi facilement accessibles et établissez des fiches de postes détaillées pour bien cibler les profils souhaités.
Vous pouvez aussi utiliser vos outils de communication interne pour transmettre ces informations auprès des salariés : tableau d’affichage interactif, email, site web, newsletter, intranet, etc. L’outil de communication interne vous aidera à toucher 100% de vos collaborateurs.
Action 2 : définissez des règles
Après avoir bien communiqué sur l’existence de votre programme de cooptation, il s’agit maintenant de faire savoir à vos collaborateurs qu’ils peuvent y adhérer.
Établissez des règles claires et posez-vous les bonnes questions :
Qui peut coopter ?
Certaines entreprises excluent des coopteurs les dirigeants et les Chargés des Ressources Humaines. D’autres permettent à tous leurs salariés de participer.
Qui peut être coopté ?
Les avis divergent selon les entreprises. Néanmoins, les membres de la famille sont généralement écartés pour éviter tout problème relationnel.
Pour s’assurer de l’efficacité du recrutement par cooptation, il faut respecter des bonnes pratiques. En voici quelques-unes :
- Former les collaborateurs aux personas candidats recherchés, par poste : quelles sont les compétences techniques et comportementales souhaitées ?
- Etre clair sur les règles : un candidat qualifié et coopté ne sera pas automatiquement embauché. La décision de recrutement reste à la discrétion du service RH et du manager.
- Accompagner le collaborateur-coopteur en simplifiant la procédure de recommandation et le tenant informé de chaque étape du recrutement de “son” candidat.
- Automatiser le processus de recrutement pour réduire les tâches administratives et faciliter le suivi des sources qui génèrent les meilleurs talents
Action 3 : challengez vos coopteurs
64% des recruteurs considèrent que les meilleurs candidats
sont ceux qui ont été recommandés.D’après le livre blanc “The social referral” de Bill Boorman
C’est certain, la cooptation représente un réel intérêt pour l’entreprise, mais également un nouveau challenge pour le coopteur. En effet, c’est le meilleur ambassadeur pour parler positivement de son entreprise et de son métier. Un salarié engagé est un salarié qui recommande son entreprise. C’est en ce sens là que la cooptation est au service de la marque employeur. Le salarié satisfait véhiculera plus facilement une image positive auprès de son entourage.
Même s’ils se sentent bien et épanouis au sein de l’entreprise, vous devez inciter vos salariés à prendre part à l’aventure de la cooptation en leur montrant qu’ils ont un rôle à jouer dans la constitution de l’équipe. Ils se sentiront valorisés et verront que leurs avis comptent. Dans certaines entreprises, il existe un système de récompense à la fois pour le coopteur et pour le coopté : primes monétaires, cadeaux, etc. La prime de cooptation n’est pas toujours systèmatique, beaucoup d’entreprises offrent des bons d’achats ou des cadeaux.
Par exemple, Décathlon offre à ses collaborateurs des bons d’achat, Bonduelle propose une prime de 750 euros. Chez Capgemini, la prime est variable, 1200 euros pour le collaborateur qui coopte un candidat débutant ou 2000 euros pour un candidat avec plus de 2 ans d’expérience.
Action 4 : saluez vos coopteurs lors de la période d’essai
N’hésitez pas à communiquer en interne sur les dernières actualités, notamment les nouveaux arrivants recrutés grâce au programme de cooptation. C’est l’occasion d’être transparent avec l’ensemble des collaborateurs et de les tenir informés des changements.
Mettez en avant le coopteur et le coopté ainsi que les récompenses obtenues afin d’inciter chacun à participer au programme.
Action 5 : mettez en avant des meilleurs coopteurs
Montrer votre reconnaissance et valorisez vos meilleurs coopteurs en organisant des événements internes. Lors d’une cérémonie de remise de prix par exemple, vous pourrez offrir des trophées ou des goodies aux collaborateurs les plus impliqués. C’est une belle manière de les remercier, les motiver mais aussi motiver l’ensemble des salariés de l’entreprise à se lancer dans la cooptation !
Action 6 : faites témoigner vos coopteurs
Et justement : il n’y a rien de mieux que des témoignages vidéos ou des articles sous forme d’interviews pour aider vos collaborateurs à mieux comprendre votre processus de cooptation et les inciter à y adhérer.
Par exemple, présentez des cas concrets et montrez les avantages d’un recrutement réalisé grâce à votre programme de cooptation. Diffusez-les sur vos outils de communication interne pour communiquer à l’ensemble des salariés.
Il ne vous reste plus qu’à intégrer ces conseils pour booster votre processus de cooptation ! Bien évidemment, chaque entreprise est différente et choisit ses propres règles. Mais nous vous conseillons de mettre toutes les chances de votre côté pour recruter les meilleurs candidats grâce à vos ambassadeurs.
Des exemples de cooptation en recrutements
Démarrer un programme peut être difficile sans exemples à suivre. Alors, voici quelques exemples de recommandations d’employés :
Salesforce organise des compétitions entre les employés.
Google offre un voyage à Hawaï aux employés qui soumettent la bonne recommandation.
DigitalOcean remet un prix en argent à une association caritative.
Buffer utilise un portail de recommandation amusant.
Spendesk propose aux salariés-coopteurs de reverser 1 000 € à l’association de leur choix.
OVH envoie une newsletter hebdomadaire à ses salariés pour les informer des postes vacants ouverts à la cooptation.
Accenture offre aux employés la possibilité de faire don d’une partie de leur prime de cooptation à une organisation caritative. Et l’entreprise double ce montant.
Alors convaincus ? Bonne mise en place !