L’organigramme d’entreprise doit être revu. En ces temps de plus en plus déstabilisant, le #chao est la norme ! Pour survivre, il y a une priorité encore plus importante que la recherche d’excellence : la flexibilité des équipes qui peut et doit utiliser le chao comme une source d’avantage concurrentiel. Voici les préconisations pour acquérir la flexibilité et adapter son organigramme d’entreprise : les rôles et interactions de chacun.
L’équipe est la première source de valeur ajoutée dans l’entreprise. En définissant votre organigramme, vous définissez les descriptifs de poste et les missions que vous allez demander à votre équipe. En utilisant les points forts de chaque personne, vous renforcerez l’agilité de votre entreprise et sa capacité à répondre aux enjeux d’aujourd’hui et de demain : Relancer nos activités, trouver de nouveaux leviers de développement et d’économies.
Ce qui décourage et qu’il faut supprimer …
10. Eliminer les règles bureaucratiques et les conditions humiliantes
Réduire et simplifier les informations et procédures inutiles. Notre enjeu aujourd’hui, puisque tout passe par mail est de réduire l’utilisation intempestive des mails, de la transmission d’information. Eliminer tout ce qui peut déshumaniser l’entreprise et devenir sensible à la bonne tenue des installations (vestiaires du personnel, réfectoire, couloirs). Tout doit être propre et en parfait état de fonctionnement pour une bonne ambiance de travail.
9. Reconsidérer le rôle du middle management, des chefs de services
Afin de responsabiliser davantage les équipes, il faut maintenant favoriser les organigrammes horizontaux plutôt que traditionnellement verticaux. Le middle management, les chefs de service doivent être considéré comme des facilitateurs qui osent bouger les limites des responsabilités fonctionnelles. Favoriser un organigramme inversé avec les équipes opérationnelles en haut et les managers en bas avec le rôle de « facilitateurs » et « supports ». Le rôle du middle management doit devenir central « faire que les choses avancent ».
8. Simplifier et réduire la structure de l’entreprise
La lourdeur de nos organisations freine son efficacité. Il faut réduire radicalement les couches de managers, c’est un enjeu crucial. Assigner la plupart des métiers supports à reporter aux managers de terrain. Augmenter fortement son ratio de non-superviseur / superviseur et donner un large champs de contrôle aux équipes terrain. Ceci est vrai pour toute taille d’entreprise. Un minimum de superviseur pour une tanche de 25 à 75 personnes est la cible aujourd’hui.
Ce qui encourage et qu’il faut développer …
7. Apporter une garantie de l’emploi
Afin de demander des prises de risque constantes de la part de tout le monde dans l’entreprise, au nom de l’amélioration des efforts continus, et tracer la voie de réponses rapides et de changement réguliers, l’entreprise se doit de garantir l’emploi pour une grande part des équipes (sous réserve de performance individuelle), développer des tactiques pour adapter sa structure à la saisonnalité avec des recrutements ponctuels d’équipes fidélisées mais également une marge de réduction d’effectif pour s’assurer que les licenciements arrivent rarement voir jamais. L’adaptation des équipes passe inévitablement par la formation permanente au changement ou évolution de son travail et le reclassement ou le changement de responsabilités.
6. Proposer un incentive financier pour tout le monde
L’implication d’équipes professionnelles à une grande échelle est essentiel pour être compétitif. Pour déclencher l’implication des équipes aux changements permanents demandés, l’entreprise doit promouvoir des incentives financiers pour tout le monde comme argument clé, la reconnaissance ultime pour la contribution de chacun à l’amélioration des résultats financiers. Il faut que ces programmes de prime sur objectifs soient clairement définis par rapport à l’opportunité perçue de chacun à participer directement aux résultats. L’incentive pour être efficace doit se focaliser sur le travail de groupes de 10 à 30 personnes maximum. Il est conseillé, pour certains postes de mettre un variable de 25% dans la rémunération globale et de faire un versement mensuel par rapport aux résultats. L’idéal également est d’impliquer les équipes dans un bonus sur les résultats de l’entreprise, voire même une participation.
5. Former et reformer en permanence
Investir dans ses ressources humaines autant que dans les outils. La formation est d’autant plus importante pour les nouveaux employés. Former les équipes aux techniques de résolution de problèmes est une priorité pour améliorer la qualité de service. La formation d’un nouveau manager promu est essentiel ainsi qu’à chaque étape de son évolution. Utiliser la formation à chaque fois qu’il y a un changement de stratégie. La formation doit être orientée terrain, par les équipes terrain. La valeur ajoutée de nos entreprises sont nos équipes et seules des équipes bien formées resteront tout d’abord mais apporteront davantage de valeur à notre service à la clientèle.
4. Prendre du temps sans compter dans le recrutement
L’implication des équipes, leur motivation, l’ambiance crée peut être radicalement favoriser à travers un bon recrutement. L’entreprise, son dirigeant, ses managers doivent investir du temps dans les recrutement terrain. Utiliser également dans le recrutement des critères simples sur le comportement des candidats (habilité à travailler en équipe, orientation clients, esprit de service…), qui seront des critères important pour l’entreprise de demain. A travers les critères de recrutement, l’entreprise d’aujourd’hui doit insister sur les capacités d’autonomie de ses équipes et la confiance mutuelle étant donné que chaque personne aura moins de superviseurs qu’avant. Pour toutes ces raisons, le process de recrutement prend tout son sens.
3. Ecouter / Célébrer / Donner de la reconnaissance
L’implication totale des équipes est nécessaire aujourd’hui pour répondre aux attente des clients en terme de qualité de service, d’expérience et de flexibilité. Ecouter en permanence est une qualité incontournable (d’une manière informelle ou formelle) comme celle de féliciter, partager des idées et informations mais surtout reconnaitre ce qui a été fait. Célébrer, d’une manière formelle ou non, les petites victoires de tous les jours réalisées par 90% des équipes et reconnaître les améliorations est un autre facteur clé de succès pour développer l’implication et l’engagement.
Les lignes directrices …
2. Favoriser des équipes qui s’autogèrent
Pour atteindre un niveau d’engagement attendu, l’entreprise doit organiser le plus souvent possible des travaux d’équipes pour favoriser les mises au point, les échanges d’informations, l’innovation et les nouvelles idées, les décisions d’actions et l’implication personnelle de chacun. Le risque de cette méthode de travail est la remise en question du poste de manager, ou superviseur de service qui doit, comme vu précédemment être un facilitateur, un support.
1. Impliquer tout le monde dans tout
Impliquer toute personne à tout niveau dans les différentes fonctions de l’entreprise renforce l’engagement et la flexibilité. Les exemples sont nombreux // Programmes d’amélioration de la qualité et auto-contrôle // Solutions de gain de productivité // Outils de mesure et de pilotage des résultats // Développement des budgets, du pilotage et ajustements // Disposition des espaces de travail // recrutement et intégration // Relation clients et développement commercial comme des visites clients. Il faut croire fermement qu’il n’y a pas de limites à ce que peux faire quelqu’un si bien formé, bien managé et bien payé pour son implication.
Il n’y a pas de limites à la capacité de contribuer de la part d’une personne correctement recrutée, bien formée, convenablement soutenue et surtout engagée.
Tom Peters
