Organiser une réunion brainstorming efficace

Un problème à résoudre en entreprise ou en groupe ? Une volonté de faire différemment et mieux qu’auparavant ? Un souhait de trouver de nouveaux axes de développements, de pistes à explorer pour ses activités ?

Vous souhaitez travailler en groupe avec vos collaborateurs sur un sujet et le brainstorming pourrait vous y aider. Cette méthode pour dépasser nos idées conçues, nos vielles habitudes tenaces et parfois mauvaises, et nous ouvrir l’esprit à d’autres possibilités jusqu’à peut être changer de paradigme sur ses activités. Tous ces sujets sont difficiles à appréhender sans méthode, je vous présente une démarche éprouvée qui fonctionne et qui peut vous permettre d’avancer efficacement en réunion de groupe.

Le brainstorming ou l’art de transformer une simple idée en une pluie d’innovations !

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« Brainstorming » de quoi s’agit-il ?

Dans une entreprise, le brainstorming est une technique qui consiste à réunir un groupe de collaborateurs afin qu’ils produisent collectivement un maximum d’idées nouvelles sur un thème donné.

Un brainstorming peut-être organisé à chaque fois qu’il manque une solution satisfaisante et toute faite à un problème….

Les problèmes que l’on peut résoudre par le brainstorming sont variés. Il peut s’agir d’une démarche d’innovation : nouveau produit, nouveau concept, nouvelle campagne publicitaire… Dans ce cas, le but est de mettre la créativité de toutes les parties prenantes à contribution. Il peut également être question de lancer un projet. Avant de l’entreprendre concrètement, se réunir permet de cerner les différentes manières de s’y prendre. On peut également s’interroger sur l’avenir en général : où va l’entreprise et quelles nouvelles orientations devra-t-elle prendre pour répondre aux différents enjeux technologiques, sociétaux, économiques ?

Le brainstorming permet aussi de résoudre des problèmes de management au quotidien. Le manager examine avec son équipe comment améliorer tel processus, tel produit ou telle pratique.

Si le brainstorming est développé dans le monde professionnel, il relève à l’origine de l’univers de la publicité. Il a été théorisé en 1939 par Alex Osborn, vice-président de BBDO, une agence de publicité new yorkaise. Il est donc aussi bien un outil de management que de création publicitaire ou d’aide à la réalisation d’une étude de marché.

Une méthode pour faire un brainstorming efficace

Comment faire un brainstorming ? La réussite d’une séance de brainstorming repose sur plusieurs piliers fondamentaux : un petit groupe motivé, la création d’un état d’esprit créatif, le respect de la règle du jugement différé, la proposition d’idées, leur confrontation à la réalité puis le suivi des idées émises.

La séance de brainstorming idéale comporte entre 8 et 10 personnes

• Un petit groupe motivé : Les séances de brainstorming demandent beaucoup d’énergie aux participants : Ils doivent s’engager sur le plan cognitif mais aussi corporel et émotionnel. Privilégier les collaborateurs volontaires est ainsi conseillé car, pour être efficace, le brainstorming doit être mené par des personnes qui ont à cœur de résoudre le problème. La démarche peut néanmoins être imposée lorsqu’il s’agit d’une séance interne à l’équipe, menée par le manager.
• Créer les conditions de la créativité : La première étape d’une séance de brainstorming se situe en amont de la production d’idées proprement dite. Il faut commencer par bien expliquer pourquoi les personnes présentes sont réunies et ce que l’on attend d’elles. Les participants doivent s’approprier l’enjeu, avoir envie de résoudre le problème posé. C’est à l’animateur que revient ce rôle « d’accoucheur » : par ses questions, il doit aider les participants à changer de référentiel. Quelques exercices d’échauffement pour réveiller la créativité peuvent être menés : trouver un intrus parmi des mots aléatoires, raconter une histoire à partir de termes tirés au hasard. Le lieu de ce brainstorming est également important, il faut favoriser les endroits moins connus des participants, voir nouveaux. Le contexte permet également d’oublier ces repères et ouvrir à d’autres schémas de réflexions.
• Les règles du jugement différé et de la critique constructive : Qui dit séance de créativité ne dit pas rassemblement où tout est permis. Bien au contraire. Dans un brainstorming, le principe de base est la règle du jugement différé : Pour ne pas brider la créativité, il faut préserver des phases où l’on produit sans chercher à s’évaluer. Les idées de tous doivent pouvoir dans un premier temps cohabiter sans jugement de valeur ni critique. Dans un second temps, la pensée critique des participants devra bien entendu être utilisée. Toutefois, elle devra être transformée en une critique constructive et proactive : éviter de dire « je ne suis pas d’accord » mais plutôt « cette solution présente tels avantages mais j’ai aussi telles craintes ».
• Proposer des idées : De nombreuses techniques permettent de mobiliser la pensée créative. Il s’agit toujours de chercher des stimuli liés au problème et qui vont déclencher des solutions. On peut procéder par analogie : le problème est transposé dans un autre univers. Il est aussi possible de recourir au rêve éveillé : les participants laissent vagabonder leur imagination dans une histoire en lien avec le problème. On peut également procéder par combinaison : on décompose l’objet de la recherche en deux, par exemple pour un produit de cosmétique, le packaging et son utilisation. On liste les différents formats et usages possibles puis on croise les uns avec les autres pour trouver un produit d’un type nouveau… Plusieurs techniques peuvent évidemment être successivement utilisées lors d’un même brainstorming. Pour maximiser les résultats de ce travail, il faut varier les différents modes de production d’idées. On peut alterner l’oral avec de l’écrit, voire du dessin, du mime, du collage de photos… On peut faire se succéder travail tous ensemble et travail individuel ou par petits groupes de deux ou trois. On peut enchaîner des phases de production où l’on prend son temps et celles où les idées sont bombardées. Les différentes personnalités présentes auront ainsi plus de chances de se sentir à l’aise et de s’exprimer. Ne s’en tenir qu’à des exercices en grand groupe peut conduire à ce que seuls les extravertis s’expriment, il faut il faire attention. Une fois toutes ces idées accouchées, il s’agit de les regrouper et de dégager des concepts pour organiser cette pensée créative.
• Confronter les idées à la réalité : Lors de cette étape, les participants sont invités à projeter leur idée comme si elle devenait réalité. Quelles sont les forces et les faiblesses ? Quelles résistances au changement seraient susceptibles d’apparaître ? Quelles compétences faudrait il acquérir ? C’est à ce moment que la pensée critique des participants doit être sollicitée, afin non pas de s’opposer à l’idée mais d’examiner ce qu’elle comporte comme points positifs et comme points négatifs.
• Un suivi des idées émises :  Pour être véritablement efficace, une séance de brainstorming doit faire l’objet d’un véritable suivi. Après avoir sélectionné les idées à conserver, il est vivement conseillé de rédiger des fiches synthétiques à destination des décisionnaires qui n’ont pas assisté à la réunion. Ces fiches doivent expliquer en quoi l’idée est bonne, en quoi elle offre des opportunités et ce qu’il y a à faire pour la rendre possible. Ce travail de synthèse peut éventuellement revenir à l’animateur du brainstorming seul. Pour être efficace, les résultats ne doivent pas rester lettre morte. De même, il faut donner des signes de reconnaissance du travail effectué. Et en aucun cas, ne laisser un supérieur hiérarchique s’attribuer à lui seul le résultat de ce travail collectif.

Les 4 lois du brainstorming

1. La quantité avant la qualité : « autant d’idées que possible ». 
2. Pas de critique, de discussion ou de commentaire :  « le flux d’idées ne doit pas être perturbé ». 
3. Prise de note de toutes les idées : « nommer une personne pour prendre les notes ».  
4. Penser hors des sentiers battus « une multitude d’idées prises indépendamment les unes des autres ».

Organiser un brainstorming efficace en 10 étapes

1. Définir l’objectif : Commencer par clarifier l’objectif du brainstorming et ce qui est attendu. Par exemple, générer des idées pour résoudre un problème spécifique ou développer de nouvelles stratégies.

2. Constituer un groupe diversifié : Inviter des personnes avec des perspectives différentes et complémentaires. Cela favorise la génération d’idées variées.

3. Choisir un facilitateur : Désigner quelqu’un pour animer la session, en veillant à ce que chacun puisse s’exprimer librement et en maintenant le focus sur l’objectif. L’animateur peut être également celui qui retranscrit les idées mais plus efficacement, il faudra également désigner un rédacteur.

4. Créer un environnement propice : Choisir un lieu confortable et libre de distractions. S’assurer que tout le monde se sente à l’aise pour partager ses idées sans crainte de jugement.

5. Utiliser des techniques de brainstorming : Encourager la créativité en utilisant des méthodes telles que le remue-méninges libre, le mind mapping ou la technique des 6 chapeaux de Bono.

6. Favoriser la quantité : Encourager la production d’un grand nombre d’idées sans jugement initial. La qualité viendra plus tard lors de la phase de sélection.

7. Capturer les idées : Utilisez des tableaux blancs, des post-it ou des logiciels de mind mapping pour enregistrer les idées de manière visible pour tout le groupe.

8. Évaluer et sélectionner : Une fois que suffisamment d’idées ont été générées, il faut les examiner pour déterminer les meilleures options à explorer davantage.

9. Développer un plan d’action : Identifier les prochaines étapes à suivre pour mettre en œuvre les idées sélectionnées, y compris les responsabilités (qui ? fait quoi ?) et les échéances.

10. Faire le suivi : Bien s’assurer du suivi l’avancement des idées sélectionnées et de réévaluer si nécessaire.

En suivant ces étapes, vous pouvez maximiser l’efficacité de votre session de brainstorming et générer des idées innovantes pour votre projet.

Jeux et techniques de brainstorming

Les spécialistes de marketing, de coaching, d’études de marché, de management ou de gestion de projet fourmillent d’idées pour réussir le processus de brainstorming.

Voici quelques idées de jeux très faciles à mettre en place, souvent appelé techniques du remue-méninges libre, du mind-mapping, des chapeaux de Bono. Bien sûr, il est possible d’inventer des jeux en fonction du contexte et de la solution à trouver. L’utilisation d’une méthode dépendra de votre public, du contexte du brainstorming et l’utilisation de plusieurs méthodes lors d’une séance est souvent très efficace.

Etre quelqu’un d’autre : Il s’agit de proposer aux participants de se mettre dans la peau d’une célébrité, d’un personnage célèbre, d’un sportif,… et d’imaginer ce qu’elle aurait à dire.

Se placer dans le futur : Les participants s’imagineront alors dans un contexte de 100 ans plus tard. Quelle serait notre environnement ?

Visualisation d’images : Méthode qui consiste, avant le travail d’échanges d’idées, d’exposer des images et des photos dans le contexte du sujet peuvent amener des idées sur ce qui existe déjà.

Travailler en plusieurs équipes partager les idées : Pendant la séance, partager le groupe pour travailler en même temps sur d’autres idées.

Des associations de mots : Avec cette technique, il s’agit de partir d’un mot pour faire émerger au fur et à mesure des idées autour.

Exposer un concept en 140 caractères : Comme le twitter du passé, il s’agit de travailler à présenter une idée la plus concise possible.

Dessiner les idées qui arrivent / le mind mapping : En partant du centre avec un maximum d’informations sur le projet, dessiner des branches avec les sujets à traiter : à droite le contexte = Inspiration / Objectif / Cible / Résultats concrets. A gauche ensuite sur les Actions / Partenaires ou intervenants à solliciter.

Utiliser la technique des 6 chapeaux de Bono : Développée par Edward de Bono, il s’agit de poser tout d’abord le sujet puis adopter tout à tout chacun des chapeaux pour explorer de nouvelles solutions. Idéalement 10mn par chapeau : bleu (organisation) > blanc (neutralité & faits) > vert (créativité & idées) > rouge (émotions & ressentis) > noir (critique négative) > jaune (critique positive) > bleu (organisation). On se focalise sur un canal de pensée à la fois.

A l’heure d’internet, de l’arrivée massive de l’IA dans nos vies quotidiennes, il est plus que nécessaire de faire travailler nos méninges et développer nos idées. La réunion brainstorming a beaucoup d’avantages pour faire travailler un groupe ensemble, faire émerger de nouvelles idées, favoriser le travail d’équipe qui motivera la mise en place d’une nouvelle idée qui est née d’une réflexion de groupe. Autant que dans le contenu des idées et de l’importance du suivi que l’on en fait, une des étapes les plus « déterminante » est souvent la mise en condition : l’espace physique joue un rôle important.

Créer un environnement favorable, sortir de sa zone de confort, de ses repères, ne plus se donner de barrières ou même de freins pour faire émerger de nouvelles idées est toujours le meilleur des débuts pour organiser une réunion de brainstorming efficace. Enfin pourquoi ne pas inviter des intervenants extérieurs hors contexte ? Cet apport de vue externe permet également de sortir de nos réflexions souvent inspirées de notre quotidien et contexte !

Bonne réunion de brainstorming !